¿Cómo crear tu propia metodología basada en un framework estándar? (II)

En el anterior post me enfoqué en hablar sobre lo que es un framework estándar, cuales son los frameworks existentes, ventajas, y recomendaciones antes de escoger un framework estándar. Ahora explicaré sobre la adaptación y documentación de la metodología.

El autor del paper “Lucas Rodríguez” da cuatro tips para la adaptación y documentación de la metodología.

1. Entiende el framework

Una vez que el framework haya sido escogido se comienza a construir la metodología. Primero, se debe tener una interpretación general de la metodología, una vista holística de sus componentes y se recomienda tener una idea clara de su alcance y limitaciones. Podría ser útil (en el caso que se tenga algunos procesos formales en el lugar) para llevar un mapeo de tus procesos al estándar y llevar a cabo un análisis completo, y no es necesario si uno aproxima el proyecto como un proyecto de reingeniería, construyendo procesos nuevos para el desarrollo.

2. Construye un mapa de trayectoria

Una vez que se tenga una visión clara del alcance del framework estándar y tu situación actual, se tiene que definir el alcance de tu metodología, significa que tienes que tener una visión clara de tu organización una vez que la metodología esté en operación. Se debe encontrar que algunos procesos no se aplican a tu organización o son sofisticados para tus necesidades.

“Ser realista”, tomar en consideración los recursos que tienes disponibles para el proyecto y el tiempo que cuentas. Tienes que estar seguro que tu visión estratégica es conocida por todas las personas que se encuentran involucradas en el proyecto, comprendan y contribuyan en el mismo.

El siguiente paso es definir los objetivos del proyecto, pero antes se mencionará las dos formas de afrontar el proyecto:

- Única entrega, la metodología es solamente utilizada una vez que el alcance haya sido logrado.
- Entrega incremental, la metodología es utilizada en muchas iteraciones, donde cada una está compuesta de un conjunto de procesos.

Aunque la propuesta de una única entrega puede tener sentido cuando el alcance del cambio es limitado, se cree que una propuesta iterativa aumenta la probabilidad del éxito del proyecto. Elige las primeras iteraciones de aquellos procesos que agregan un valor visible o resuelvan problemas conocidos, entonces aprenderás cada lanzamiento y aplicación del conocimiento en las iteraciones posteriores.

3. Adáptate y detalla los procesos

Los frameworks estándar son propósitos generales, ya que son útiles para muchas organizaciones las cuáles ellos proveen las mejores prácticas expresadas en términos generales. Después de entender el proceso ya descrito en el framework, tendrás que determinar como esto puede ser llevado dentro del contexto de las organizaciones, determinando los roles los cuales serán responsables las personas involucradas para la ejecución, las herramientas que serán usadas para facilitar la metodología y los documentos, información, objetos, etc… que debe ser entregado.

4. Documenta los procesos

Una vez que los nuevos procesos estén claros, se deben de documentar con la finalidad de facilitar su comunicación a las personas que lo ejecutarán. El objetivo ahora es que los procesos sean ejecutados en el mundo real acorde a la nueva definición de procesos. Esto puede solamente ser logrado a través del entendimiento de los procesos y el interés de las personas que llevan a cabo los procesos, y la “buena documentación de procesos” es la palabra claves para esto.

Los procesos pueden ser documentados en una amplia variedad de formatos con varias herramientas (del MsWord al metoCube, la cual es una herramienta de documentación de procesos desarrollado en Nevant). Sea cual sea el formato y la estructura, se debe tener en cuenta para la documentación de procesos lo siguiente:

- Los documentos de los procesos deben ser fácilmente accesibles, sino lo son las personas no utilizarán tiempo en la búsqueda de ellos.
- La documentación de los procesos debe ser fácilmente navegable, si las personas no encuentran información concreta que ellos están buscando, probablemente desistirán o desperdiciarán tiempo valioso.
- Las herramientas y plantillas que se necesitan llevarse a cabo para el trabajo descrito deben ser fácilmente accesibles para la documentación.
- Complementa las descripciones de los procesos textuales con diagramas.

Espero que haya sido de mucha utilidad, el paper que he encontrado. Ya que es muy importante conocer como se puede estructurar una nueva metodología, aplicando conocimientos de otros frameworks tal como el PMBOK o ITIL y hacer nuestra propia metodología e interesante según los intereses que tengamos para lograr algún resultado específico.